Last updated: 31-JUL-2026 at 11:51 AM IST

Guideline on Disk Quota & Penal action on Mail Delivery failure/डिस्क कोटा एवं मेल वितरण विफलता पर दंडात्मक कार्रवाई संबंधी दिशा-निर्देश

कार्यालय के सभी अधिकारियों एवं कर्मचारियों को निम्नलिखित दिशा-निर्देशों का अक्षरशः पालन करना अनिवार्य होगा:

1. ई-मेल डिस्क कोटा

प्रचलित नियमों के अनुसार सामान्य (General) ई-मेल आईडी के लिए 16,000 MB (16 GB) तथा WITS ई-मेल आईडी के लिए 1,000 MB (1 GB) का डिस्क कोटा निर्धारित किया गया है. यह सीमा सामान्य एवं व्यापक कार्यालयीन उपयोग के लिए पर्याप्त मानी गई है.

2. मेलबॉक्स का अनुशासित प्रबंधन

यह सामान्यतः देखा गया है कि अनेक उपयोगकर्ता ऐसे ई-मेल भी अपने मेलबॉक्स में लंबे समय तक सुरक्षित रखते हैं जिनकी अब कोई आवश्यकता नहीं रहती. अर्थात् समय-समय पर अनावश्यक ई-मेल हटाकर मेलबॉक्स की सफाई (Mail Cleaning) अनुशासित रूप से नहीं की जाती.

पूर्व में जारी दिशा-निर्देशों के अनुसार Inbox एवं Sent फ़ोल्डर का उपयोग मुख्यतः कार्य-सूची (Checklist of Work To Do) एवं Follow-up के लिए किया जाना चाहिए. अतः प्रत्येक उपयोगकर्ता का दायित्व होगा कि वह अनावश्यक अथवा पूर्ण हो चुके ई-मेल का नियमित रूप से Delete कर मेलबॉक्स को सुव्यवस्थित रखे.

3. डिस्क कोटा वृद्धि के संबंध में

उपरोक्त तथ्यों के आलोक में यह स्पष्ट किया जाता है कि सामान्य ई-मेल हेतु निर्धारित 16,000 MB (16 GB) की डिस्क कोटा सीमा में सामान्यतः किसी प्रकार की वृद्धि अनुमन्य नहीं होगी.

जो उपयोगकर्ता अपने मेलबॉक्स को नियमित एवं अनुशासित रूप से व्यवस्थित रखने के इच्छुक नहीं हैं अथवा ऐसा करने में सक्षम नहीं हैं, उन्हें सलाह दी जाती है कि वे अपनी व्यक्तिगत Gmail आईडी अथवा आवश्यकता अनुसार नई Gmail आईडी का उपयोग करें तथा अनावश्यक ई-मेल को Select एवं Drag प्रक्रिया द्वारा वहाँ स्थानांतरित (Shift) कर लें. इससे आधिकारिक मेलबॉक्स में केवल आवश्यक एवं सक्रिय कार्यालयीन ई-मेल ही सुरक्षित रहेंगे तथा निर्धारित डिस्क कोटा के भीतर कार्य सुचारु रूप से संचालित किया जा सकेगा → नोट: CONSAM की व्यापक नीति के अनुसार ऐसे विषयों पर प्रतिबंध नहीं लगाया जाता जिन्हें पूर्णतः नियंत्रित (Restrict) करना व्यावहारिक रूप से संभव न हो. उदाहरणार्थ, यदि कोई उपयोगकर्ता चाहे तो गोपनीय (Confidential) ई-मेल को भी सार्वजनिक कर सकता है. ऐसा कृत्य संस्थान के विश्वास एवं गोपनीयता का गंभीर उल्लंघन माना जाएगा तथा संबंधित व्यक्ति के विरुद्ध प्रचलित नियमों के अनुसार अनुशासनात्मक एवं दंडात्मक कार्रवाई की जाएगी.

4. मेल डिलीवरी बाधित होने की उत्तरदायित्व

प्रत्येक उपयोगकर्ता का यह व्यक्तिगत दायित्व होगा कि उसका आधिकारिक मेलबॉक्स सदैव पर्याप्त रिक्त (Free Space) उपलब्ध रखे, ताकि Disk Quota Full अथवा मेलबॉक्स पूर्ण होने के कारण किसी भी आधिकारिक ई-मेल की प्राप्ति (Mail Delivery) विफल न हो.

यदि किसी उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स के पूर्ण (Disk Quota Full) होने के कारण कोई आधिकारिक ई-मेल प्राप्त नहीं हो पाती अथवा अस्वीकृत (Rejected/Bounced) हो जाती है, तो इसे कार्यालयीन कर्तव्य के प्रति लापरवाही (Negligence) एवं इस दिशा-निर्देश का उल्लंघन माना जाएगा. ऐसी स्थिति में संबंधित उपयोगकर्ता के विरुद्ध प्रचलित नियमों के अनुसार अनुशासनात्मक एवं दंडात्मक कार्रवाई (Penal Action) की जा सकेगी → नोट: यह उल्लेखनीय है कि ई-मेल सर्वर को इस प्रकार कॉन्फ़िगर किया गया है कि किसी भी ई-मेल उपयोगकर्ता द्वारा निर्धारित स्टोरेज क्षमता के 80% उपयोग होने पर उसे स्वचालित चेतावनी (Automated Warning E-mail) प्रेषित की जाती है, जिसकी एक प्रतिलिपि incharge.communications@consam.in पर भी भेजी जाती है.