Short SOP / Guideline for
Handling Biometric Attendance Complaints
1. Context/संदर्भ
Whenever biometric
systems are newly introduced, employees often give excuses mainly because they
do not want full transparency in time-keeping. CONSAM has also faced this behaviour, and this SOP is designed from direct experience/जब बायोमैट्रिक प्रणाली
नई-नई लागू की जाती है, तो कर्मचारी प्रायः बहाने बनाते हैं, मुख्यतः इसलिए कि वे समय-पालन में पूर्ण पारदर्शिता नहीं
चाहते. CONSAM ने भी इस प्रकार के व्यवहार का सामना किया है, और यह SOP हमारे प्रत्यक्ष अनुभव के आधार पर तैयार किया गया है.
2. Preventive Measures (Experienced & Standard
Practices)/निवारक उपाय (अनुभव आधारित
एवं मानक प्रथाएँ)
2.1 Best Machine/सर्वोत्तम मशीन
- CONSAM has
installed Matrix, one of the best biometric machines in India, to
avoid equipment-related excuses/CONSAM ने Matrix स्थापित किया है,
जो भारत की
सर्वश्रेष्ठ बायोमैट्रिक मशीनों में से एक है, ताकि उपकरण से जुड़े
बहानों को समाप्त किया जा सके.
2.2 Power & Internet Reliability/पावर एवं इंटरनेट विश्वसनीयता
- The biometric
device must remain always powered and always connected/बायोमैट्रिक डिवाइस का हमेशा
चालू रहना और हमेशा कनेक्टेड रहना आवश्यक है.
- Therefore/इसलिए:
- Provide exclusive
battery backup (UPS)/विशेष बैटरी बैकअप (UPS) उपलब्ध कराएँ → Click this link to see the Solution at
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- Provide Airtel
4G Internet as a dedicated link because broadband may remain down or
hung for long durations/Airtel 4G इंटरनेट को एक समर्पित लिंक के रूप में उपलब्ध कराएँ
क्योंकि ब्रॉडबैंड लंबे समय तक डाउन या हंग स्थिति में रह सकता है → Click this link to see the Solution at
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2.3 Verification by Trusted Staff/विश्वसनीय कर्मचारी द्वारा सत्यापन
- The management should nominate one
trustworthy staff member from each department who will/प्रबंधन को प्रत्येक
विभाग से एक विश्वसनीय कर्मचारी नामित करना चाहिए जो:
- Take a picture while he/she is punching so that, if the punch is not recorded,
we can assume it is a software or machine error; otherwise, the truth
is clear/वह पंच कर रहा/रही हो तभी उसकी एक तस्वीर लें ताकि यदि पंच
रिकॉर्ड न हो, तो हम इसे सॉफ़्टवेयर या मशीन की त्रुटि मान सकें, अन्यथा सत्य स्पष्ट
हो जाता है.
- If the punches of those few nominated
trustworthy staff members are getting recorded, whether from the factories or the office, then
the question arises: why are the punches of other staff members not
being recorded/यदि फ़ैक्ट्री या ऑफिस के उन कुछ नामित विश्वसनीय कर्मचारियों के पंच
रिकॉर्ड हो रहे हैं, तो यह प्रश्न उठता है कि फिर अन्य कर्मचारियों के पंच क्यों रिकॉर्ड
नहीं हो रहे हैं.
- If the
failure is proven, CONSAM will compensate/यदि त्रुटि सिद्ध हो
जाती है, तो CONSAM क्षतिपूर्ति करेगा.
2.4 Behavioural Reality &
Culture Building/व्यवहारिक
वास्तविकता एवं संस्कृति निर्माण
- We must
accept that not all staff will punch honestly in the beginning due
to transparency concerns (this happened at CONSAM also)/हमें यह स्वीकार करना होगा
कि पारदर्शिता संबंधी चिंताओं के कारण प्रारम्भ में सभी कर्मचारी ईमानदारी
से पंच नहीं करेंगे (यह CONSAM में भी हुआ था).
- However, with
steady enforcement, the culture improves and 100% staff eventually
comply (this happened at CONSAM also)/हालाँकि, निरंतर अनुपालन
सुनिश्चित करने पर संस्कृति में सुधार होता है और अंततः 100% कर्मचारी पालन करने लगते हैं
(यह CONSAM में भी हुआ था).
2.5 Multiple Finger Enrollment/मल्टीपल फिंगर एनरोलमेंट
- Staff at
CONSAM factories have zero issues because they have several
fingers enrolled, ensuring reliable punching even with dust, oil, or
machine usage/CONSAM फ़ैक्ट्रियों के कर्मचारी बिल्कुल भी समस्या का सामना नहीं करते
क्योंकि उनके कई उंगलियाँ एनरोल की गई हैं, जिससे धूल, तेल या मशीनरी के उपयोग
की स्थिति में भी विश्वसनीय पंचिंग सुनिश्चित होती है.
- This practice
must be applied everywhere/यह प्रक्रिया हर जगह लागू की जानी चाहिए.
2.6 Multiple Machine Enrollment & Biometric Finger
Enrollment Quality/मल्टीपल
मशीन एनरोलमेंट एवं बायोमेट्रिक अंगुली अभिलेखन गुणवत्ता
- It has been observed
that certain factory-type customers install multiple biometric attendance
machines across different departments and locations. However, in practical
use, many employees are not aware of which machine is assigned to them. As
a result, they attempt to punch on devices where their fingerprints are
not enrolled, leading to failed punches and subsequent complaints/यह पाया गया है कि कुछ फैक्ट्री-प्रकार
के ग्राहकों द्वारा विभिन्न विभागों और स्थानों पर कई बायोमेट्रिक उपस्थिति
मशीनें लगाई जाती हैं. लेकिन व्यवहार में कई कर्मचारी यह नहीं जानते कि
उन्हें कौन-सी मशीन आवंटित की गई है. परिणामस्वरूप, वे ऐसी मशीनों पर पंच
करने का प्रयास करते हैं जहाँ उनके फिंगरप्रिंट दर्ज नहीं होते, जिससे पंच असफल हो जाते
हैं और बाद में शिकायतें उत्पन्न होती हैं.
- In such circumstances, it is advisable to assign multiple
machines to each such employee (based on their movement
pattern, department access, or work area) to ensure seamless attendance
punching and to eliminate avoidable grievances/ऐसे परिस्थितियों में,
यह उचित है कि
प्रत्येक संबंधित कर्मचारी को एक से अधिक मशीनें आवंटित की जाएँ (उनकी
मूवमेंट पैटर्न, विभागीय पहुँच या कार्य क्षेत्र के आधार पर), ताकि उपस्थिति पंचिंग
निर्बाध रूप से हो सके और अनावश्यक शिकायतों को समाप्त किया जा सके.
- It has also been observed that employees often
complain that they are required to make several punches before the punch record is updated. This issue
is primarily due to poor biometric finger enrolment quality. Therefore, the
finger enrolment quality should be maintained above 80%. This can be
achieved by ensuring that the finger is clean and dry at the time of
enrolment. If there is any cut or injury on a finger, an alternative
finger should be used. Employees working on machines and/or engaged in
physical labour should preferably use the middle
finger for enrolment/यह भी देखा गया है कि कर्मचारी अक्सर यह शिकायत करते हैं कि पंच रिकॉर्ड
अपडेट होने के लिए उन्हें कई बार पंच करना पड़ता है. इसका मुख्य कारण बायोमेट्रिक अंगुली अभिलेखन की खराब
गुणवत्ता है. अतः यह आवश्यक है कि
अंगुली अभिलेखन की गुणवत्ता 80% से अधिक रखी जाए. यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि अभिलेखन के समय
अंगुली साफ़ एवं सूखी हो. यदि किसी अंगुली में कट
या चोट हो, तो किसी अन्य अंगुली का उपयोग किया जाए. मशीनों पर
कार्य करने वाले तथा/या शारीरिक श्रम करने वाले कर्मचारियों के लिए अभिलेखन
हेतु मध्यमा (मिडिल फिंगर) का उपयोग करना अधिक उपयुक्त होता है.
3. Summary/सारांश
- Best device
(Matrix) installed that works perfect even at the factories/सर्वोत्तम डिवाइस (Matrix)
स्थापित किया
गया है, जो
फ़ैक्ट्रियों में भी पूरी तरह से सही काम करता है.
- Uninterrupted
power + stable internet (Airtel 4G)/निरंतर पावर + स्थिर इंटरनेट (Airtel 4G).
- Trusted
witness system with photographic proof/फोटोग्राफ़िक प्रमाण के
साथ विश्वसनीय गवाह प्रणाली.
- Acceptance
that initial excuses are normal but the culture will become 100%
compliant/यह स्वीकार करना कि प्रारंभिक बहाने सामान्य हैं, लेकिन समय के साथ
संस्कृति 100% अनुपालन वाली हो जाएगी.
- Multiple
finger enrollment eliminates most technical issues/मल्टीपल फिंगर
एनरोलमेंट अधिकांश तकनीकी समस्याओं को समाप्त कर देता है.
End