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Important:

· Click → Short SOP/Guideline for Handling Biometric Attendance Complaints

· Click → Proof of easy implementation

Comparison with other Fancy HR software

1. मार्केट में मिलने वाले Software की कमाल की Short कहानी

सर्वप्रथम हमने वर्ष 2015 में ही Biometric Attendance को Implement किया था जिसकी मुख्य उदेश्य यह थी की कर्मचारियों के आने एवं जाने की Time की Record किसी एक Honest व्यक्ति को न रखना पड़े बल्कि यह काम एक Biometric मशीन कर दे और इस प्रकार हम Honesty की प्रयोग अन्य जगहों पर करें.

इस प्रकार हमें Biometric Machine से साथ एक Free की Software मिली और कमाल यह हो गया की हमारे Manual कार्य जरूरत से अधिक बढ़ गए और इस प्रकार मशीन को बंद कर देने की नौबत आ गई. Manual कार्य इसलिए बढ़ गए क्यूंकी पहले टाइम देखो → फिर यह देखो की कर्मचारी ने टाइम पूरा-पूरा किया है अथवा नहीं → फिर Absent और Present मार्किंग को सुधारो क्यूंकी Software के द्वारा Computer की तरह काम किया जा रहा है और ऐसा क्यूँ किया जा रहा है की खराब सिर्फ Software के Expert को है न की कर्मचारियों और उसके Manager को.

इस प्रकार तंग आ कर हमने वर्ष 2018 में लगभग ₹. 60,000 की वार्षिक निवेश पर विचार करते हुए एक Advanced HR software लिया ताकि इस बढ़े हुए Manual काम से बचें और यहाँ एक नयी काम यह हुई की काम और भी बढ़ गया. काम इसलिए और भी बढ़ गया क्यूंकी Advanced HR software में अत्याधिक नए-नए Facilities थे जिसके तहत #1] किसी भी कर्मचारी को कम कार्य करने पर भी Present मार्क कर दिया जा पाता था #2] देर से आने पर Absent मार्क हो जाते थे और फिर सभी के समय की बरबादी करते हुए Present मार्क करने के लिए Special Written Orders #3] कर्मचारियों के Online Application की Acceptance के बाद भी Software की Re-processing का इंतेजार जिसके कारण कर्मचारियों में Confusion #4] Online application देने के लिए English Medium की पढ़ाई अन्यथा यह लिखें की “I declare holiday in the company today” #5] या तो अपने व्यापार को छोड़ कर पहले खुद Software-operator बनें अन्यथा यदि Managers के द्वारा कार्य करवा रहे हैं तब एक HR Head या Attendance की Auditor को रखें अन्यथा यह Biometric Attendance और Software को बंद करें.

2. यदि उपरोक्त वर्णित को और भी Details में सझनी हो तब निम्नलिखित पढ़ें → CONSAM Conndign SAMS vs Others:

2.1. Synopsis: हमारी Software की Coding, looks इत्यादि अवश्य ही Google/Microsoft/Whats-ap को टक्कर नहीं देती जिसकी जरूरत भी नहीं बल्कि एक यह काम जरूर करती है की उक्त को SME में हो रही समस्या की निदान के मद्देनजर बनाया गया है/आगे Develop की जा रही है ताकि SME के साथ समान्यतः वह नहीं हो जो होता आया है की कागजी काम से निजात पाने हेतु पहले Software खरीदें और फिर Implementation से परेशान हो कर Software को Dust-bin में डाल दें जिसके लिए हम निम्नलिखित को पढ़ें:

2.1.1. Remarks & Language: सर्वप्रथम सभी आवेदनों पर Remarks एवं वह भी Hindi में ताकि छोटे Scale के भारतीय/बांग्लादेशी/पाकिस्तानी कर्मचारी, अन्य देशों में कार्यरत कर्मचारी Unicode Language जैसे नेपाली, Chinese की प्रयोग कर Leave एप्लिकेशन एवं अन्य महत्वपूर्ण Application में खुद को ठीक से व्यक्त कर सकें [Application ही Proper नहीं होगी तब Approval/rejection का क्या अर्थ?]. Unicode Language में Software की Coding इतनी आसान नहीं रही है क्यूंकी पूर्व में यह कठिनाई आई है की Software के द्वारा भेजे जाने वाले Notification ई-मेल में Hindi Language नहीं दिख रही और Software पर Hindi Language डालने के बाद भी उक्त Distorted रूप से दिख रही है एवं तदानुसार हमारे Software में विशेष रूप से Unicode Language की Support हेतु विशेष Coding की गई है. यह भी उल्लेखनीय है की HRM Thread में हमने आग्रह किया था की वह Unicode Hindi Language को Software में नियोजित करें लेकिन उन्होनें ऐसा नहीं किया क्यूंकी उन्हें यह नहीं लगता की Software को Hindi Medium की पढ़ाई करने वाले कर्मचारियों को भी इस्तेमाल करना चाहिए.

2.1.2. Restricted delegation to Manager: पहले से ही www.sams.consam.in पर Easy Manager’s Work के अंतर्गत दी गई है जिसे पढ़ने से समझ में आएगा. अन्य Software में ऐसा इसलिए नहीं है क्यूंकी SOFTWARE निर्माता सिर्फ एक Software कंपनी है जिसने एक-दूसरे से Basic functionalities को कॉपी-पेस्ट किया है न की CONSAM की तरह HR operations में मुश्किलें Face करने के उपरांत Software बनाया है.

2.1.3. Miscellaneous features: कई अन्य Features जैसे Shift Alteration जिसके तहत गलती एवं/या जान-भूझ कर Present मर्किंग हेतु कोई आसान शिफ्ट Assign न कर दे, Night-shift ताकि SME फैक्ट्रियाँ जहां Night-shift चलती है वैसी जगहों पर Software लागू हो सके. इस प्रकार अन्य कई महत्वपूर्ण Features दिए गए हैं लेकिन सभी Features में यह ध्यान रख गया है की लोग मनमर्जी एवं/या घपला न कर पाएँ और यही एक असल ERP की उदेश्य भी होती है अन्यथा Manual कार्य ही बेहतर है.

2.1.4. Users access right dealing: एक Multi-user software में यह एक अत्यंत ही महत्वपूर्ण पहलू होती है. समान्यतः यह देखा जाता है की Software जैसे Inventum/ISP config में अत्याधिक अनावश्यक Features हैं और इस प्रकार अत्याधिक Access-rights होती है और इस प्रकार Rights assignment किसी Program-coding से कम नहीं होती और ऐसी स्थिति में कैसे एक SME के द्वारा Software पर Rights दी जा पाए ← इसके लिए तो फिर Software manufacturer से मशक्कत करनी पड़ेगी या Software को तभी इस्तेमाल कर सकेंगे जब तक Large इंडस्ट्री बन Software की विभाग को न रख पाएँ. दूसरी ओर हम यह देखते हैं की Access-rights इतनी Ordinary होती है की या तो User को काफी Restricted rights दी जा पाती है जब काम करना मुश्किल होती है अन्यथा काफ़ी बड़ी Rights देने पड़ते हैं जब Rights की महत्व ही खत्म हो जाती है. उदाहरण: ISP config हमरी emailing की Software है जिसमें Access-right इतनी जटिल है की यदि एक सामान्य कार्य जैसे की Email user की Password को Reset करनी है तब उक्त को Admin के द्वारा ही किया जा रहा है. यहाँ हम CONSAM telecom erp की संदर्भ लें → Password reset का कार्य कई छोटे Scale के लोगों को दी हुई है

2.1.5. Miscellaneous Reporting: उल्लेखनीय है की ताकि कार्य सरल रहे, इसलिए सिर्फ आवश्यक महत्वपूर्ण Reports उपलब्ध हैं → Month-view ऐसी है की फौरन Employee व Controller को क्या करना है वह स्पष्ट है. MIS में सभी आवश्यक Data हैं. कई बेहतरीन एवं कारगर Reporting बनाई भी जा रही है जैसे की Daily Avg. Work hour ताकि आसानी से Excel में Export हो एवं हम Scale/Designation/Shift-wise लोगों की कार्यावधि देख सकें. Visionary-note: अनेकानेक Reporting एवं/या Complicated reporting बचकानी काम है जबकि Simple एवं Speaking reporting एक अनुभवी कार्य है जिसकी उदाहरण CONSAM telecom erp पर उपलब्ध कुछ Reporting है जो Inventum के द्वारा नहीं दी जा पा रही थी.

CL8767

Proof of easy implementation

SAMS software वर्तमान में CONSAM ग्रुप में सफलतापूर्वक लागू है. जबकि CONSAM ग्रुप एक SME Conglomerate है जो विभिन्न व्यापारों के साथ चावल/फर्टिलाइजर फैक्ट्रियाँ, कॉल Center, अन्य Contractor जैसे श्रेणियों के कर्मचारियों/HR को Handle कर रही है. जब CONSAM ग्रुप को विभिन्न श्रेणियों के कर्मचारियों की Time एवं Attendance को एक Real-time ERP software में Maintain करने में किसी प्रकार की समस्या नहीं हो रही बल्कि कार्य पहले की तुलना में Fast एवं Accurate है तब ऐसी स्थिति में अन्य SME में बड़ी ही Easily एवं Accuracy के साथ उक्त Software की Implementation की जा सकती है.

End