Guidelines/SOP on E-mailing > Mailbox creation/deletion

Last amended on/at: 12-NOV-2025 at 06:25 PM IST

इस पेज को CIL-INC-DOC.25.027.01 के माध्यम से रजिस्ट्रीकृत की जाती है जहां CONSAM प्रबंधन के अंतर्गत Mailbox creation/deletion हेतु सम्पूर्ण दिशानिर्देश निम्नलिखित रूप से वर्णित है:

1. Mailbox-privacy: हमारे द्वारा ISP Config नामक जिस Operating-system की प्रयोग की जा रही है, उक्त में यह Facility नहीं की Administrator के द्वारा सीधा आपके Mailbox के अंदर ताक-झांक की जा सके. cPanel/WHM में ऐसी Facility थी इसलिए हमारे द्वारा cPanel/WHM नामक Operating-system की प्रयोग नहीं की जा रही. एक Admin को हमारे Mailbox के अंदर ताक-झांक करने के पहले Password बदलना पड़ेगा और Unwarranted रूप से यदि Password को बदला जाता है तब किसने ऐसा किया है वह स्पष्ट रूप से Monitor → Data Log History में रजिस्ट्रीकृत हो जाएगी.

2. Creators: ई-मेल Creation/deletion की अधिकार ऐसे Technically-sound CONSAM के अधिकारी/कर्मचारी को दी जानी है जिन्होनें कम से कम CONSAM में 5 वर्षों की नौकरी पूर्ण की है ताकि किसी भी Unwarranted कार्य की गुंजाइश न रहे और यदि किसी प्रकार की Unwarranted कार्य कर दी गई हो तब Data-restoration के उपरांत ऐसे अधिकारी/कर्मचारी की Gratuity एवं/या अन्य Long-term benefit को Seize की जा सके.

3. Mailbox creation की प्रक्रिया निम्नलिखित होगी:

3.1. एक नियंत्रक के माध्यम से इस लिंक पर दी गई प्रारूप में ई-मेल की आवश्यकता होगी.

3.2. तत्पश्चात ई-मेल Creation के आलोक में निम्नलिखित दिशानिर्देश अपनाई जाने की आवश्यकता होगी:

3.2.1. सर्वप्रथम यह देख लेने की आवश्यक है की कहीं पहले से मिलती-जुलती नाम से आवेदित Email की Mailbox तो उपलब्ध नहीं है.

3.2.2. Name में पूरा Email address डालें.

3.2.3. Quota में 16,000 MB डालें.

3.2.4. Mail Filter में जा कर Move Spam Emails to Junk Folder में Move first, before custom filters की चयन करें.

3.2.5. तत्पश्चात Purge Trash automatically after X days व Purge Junk automatically after X days में 1 का चयन करें.

3.2.6. Email creation request ई-मेल में वर्णित के अनुसार बनाए गए नए E-mail ID को Requested-forwarders में नियोजित करें.

3.2.7. अंततः इस लिंक पर दी गई प्रारूप में, प्राप्त Request ई-मेल पर Reply-all की प्रयोग से Reply करें जहां यह ध्यान रखें की जिसके लिए Mailbox बनाई गई है, उनके व्यक्तिगत ई-मेल ID को To में एवं अन्य सभी को CC में रखें.

4. Mailbox deletion की प्रक्रिया निम्नलिखित होगी:

4.1. Mailbox को Delete न करें बल्कि निम्नलिखित सुनिश्चित करें.

4.2. सर्वप्रथम, उक्त Mailbox की Password को Reset कर दी जाए ताकि User के द्वारा Login न की जा सके.

4.3. तत्पश्चात Send copy to, copy during delivery एवं Send outgoing BCC to में यदि किसी प्रकार की एंट्री हो तब उक्त को Delete कर दें.

4.4. तत्पश्चात Enable receiving की Check-mark को हटाएँ व Disable sending पर Check-mark लगाएँ.

4.5. तत्पश्चात उक्त Mailbox को सभी Forwarders से हटाएँ ताकि Mailbox न भरे.

4.6. अंततः Email निरस्त करने हेतु प्राप्त ई-मेल पर Reply-all की प्रयोग कर यह लिखें की “CONSAM संविधान में उक्त के आश्रय पर दी गई दिशानिर्देश [CIL-INC-DOC.25.027.01 के माध्यम से रजिस्ट्रीकृत] की धारा 4 एवं उक्त की उपधारों के तहत कार्य निष्पादित है” ताकि आपके Confirmation ई-मेल को आगे अधिकारी/कर्मचारी की लेजर में नियोजित की जा सके.

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